Lidé se do kanceláří v plné síle nevrátili, firmy je přizpůsobují nové době

I když celosvětové průzkumy v letech 2021 i 2022 deklarovaly zájem zaměstnanců vrátit se zpět do kanceláří na 2-3 dny v týdnu, skutečnost je jiná. Reálná obsazenost se podle společnosti Colliers v polovině roku 2022 pohybovala jen na 35 %, tedy 15 procentních bodů pod očekávanou úrovní. Firmy proto začínají přemýšlet o nových strategiích pracovního prostředí, které často zahrnují i redukci kancelářských ploch. Jiná situace vládne v oboru podnikových služeb, kde kvůli silnému růstu počtu zaměstnanců firmy předcovidovou výměru kanceláří zachovávají a často ji dokonce rozšiřují. Kanceláře pak přizpůsobují potřebám nových způsobů práce.

Redukce i o třetinu

Při hledání nové strategie pracovního prostředí firmy nejčastěji zvažují modely, jako je Hub & Spoke, v rámci nějž firma zmenší velikost hlavní kanceláře a doplní ji menšími prostory v různých lokalitách, nebo Flex & Core, který kombinuje menší hlavní kancelář s členstvím v jednom nebo více co-workingových centrech. Zejména největší firmy s vyššími stovkami pracovních míst však často sází na zájem lidí pracovat z domova a kancelářské prostory redukují, obvykle o 20-30 %. V potaz přitom neberou jen přetrvávající zájem o home office, ale i rostoucí ceny nájmů a energií. Týká se to i společností, které mají smluvně zafixované ceny energií na dobu 1-2 let, protože právě takový časový horizont je podle realitních odborníků na realizaci případných změn potřeba.

V podnikových službách řeší naopak rozšiřování

Výjimku tvoří firmy z oboru podnikových služeb. Ani zde sice zájem o práci z domova neslábne, firmy ale neustále rostou co do počtu zaměstnanců, letos dokonce 12procentním tempem. I proto o redukci kancelářských ploch ve valné většině případů neuvažují, naopak, pětina center chce dle průzkumu ABSL své kanceláře dokonce rozšiřovat.

„Téměř dvě třetiny zaměstnanců center podnikových, IT a zákaznických služeb dochází na pracoviště na 1-3 dny v týdnu, 9 % je přítomno 4-5 dní a 29 % pracuje plně z domova,“ odhaluje výsledky nejnovějšího průzkumu oborové asociace ABSL její ředitel Jonathan Appleton. Zmíněné modely Hub & Spoke a Flex & Core jsou dle něj v oboru taktéž relevantní, ovšem se zachováním původní výměry hlavní kanceláře, která se transformuje v návaznosti na nejnovější technologické trendy a způsoby práce a spolupráce.

„Při této transformaci pracovního prostředí je asi nejdůležitější nové členění prostoru na čtyři zóny. První a zároveň největší má nabídnout klid pro soustředěnou práci, druhá umožnit spolupráci, a to i vzdálenou, třetí poskytnout prostor pro relaxaci a odpočinek a čtvrtá zajistit podmínky pro každodenní komunikaci, jako je vyřizování telefonů nebo rychlá výměna informací s kolegy,“ vypočítává Jana Vlková z poradenské společnosti Colliers a dodává: „Do budoucna bude důležitá zejména flexibilita, schopnost přizpůsobit pracovní postupy a podobu kanceláří aktuální situaci.“

Teplo může motivovat lidi k návratu do kanceláří

Hodně diskutované téma je v současnosti i vytápění kanceláří. Firmy však mají vesměs jasno - pokud nenabídnou zaměstnancům vyhřáté prostory, jejich kanceláře se v zimě vylidní, nikdo nebude chtít sedět v chladu. Navíc, když se v zájmu snižování spotřeby energií sníží teplota o 2 stupně, úspory nákladů firem budou zanedbatelné a energie to v konečném důsledku neušetří. „Když se chladné kanceláře vylidní, budou muset přes den topit desítky tisíc domácností, které by jinak mohly mít topení ztlumené. Když tedy zaměstnavatel poskytne teplo, může tím motivovat lidi k návratu do kanceláře a v rámci celé republiky se energie uspoří,“ říká na závěr Jana Vlková.

Budoucnost kanceláří je v současné době natolik důležité téma, že bude i jedním z hlavních bodů výroční konference ABSL, která se uskuteční 8.-9. listopadu v Praze.