Největší hráči české e-commerce využívají digitalizaci dokladů

Forbes zveřejnil výběr 22 českých e-commerce společností, které jsou na trhu nejsilnější – finančně i z pohledu zákazníků. Tyto úspěšné maloobchodní e-shopy zpracovávají tisíce dokladů měsíčně. V různých fázích svého růstu si většina z nich uvědomila, že nemůže donekonečna nabírat nové účetní na ruční zpracovávání objednávek, dodacích listů a faktur. S udržením pořádku jim pomohla automatizace.

Automatizace dokladů se do české e-commerce dostala v letech 2014–2015. Od té doby se pro velké e-shopy stává standardem.

Většina firem, které Forbes zařadil do žebříčku nejúspěšnějších českých e-commerce hráčů, jsou e-shopy odebírající zboží od stovek dodavatelů. Aby nemusely elektronické doklady ručně kontrolovat, nebo dokonce tisknout a znovu skenovat, využívají systémy, které z dokladů automaticky načtou údaje.

Vůbec nejrozšířenějším systémem pro komunikaci v odběratelsko-dodavatelském řetězci je EDI – elektronická výměna dat. Díky není si firmy automaticky vyměňují objednávky, faktury, dodací listy, ceníky, katalogy zboží, logistické doklady a další. EDI je standardizovaný formát, což společnostem usnadňuje také expanzi do zahraničí. Může sloužit také k digitální archivaci dokumentů, která odpovídá legislativě.

Velkým e-shopům s vlastním skladem usnadňují práci i skladové systémy (WMS – warehouse management system). Ty pomáhají na několika úrovních – navedou skladníky nejkratší cestou ke zboží z objednávek, zrychlí naskladňování zboží podle zvolené strategie a po napojení na e-shop automatizují přenos dokladů mezi e-shopem a skladem.

Motivace pro zahájení digitalizace je většinou finanční. Firmy ušetří několik pracovních míst a zbaví se chyb způsobených lidskou nepozorností. Na rovinu to přiznal i provozní ředitel on-line lékárny Pilulka Michal Hanáček: „Nechtěli jsme ztrácet čas administrativou, kterou lze jednoduše automatizovat. EDI spoustu rutinní práce kolem objednávek, faktur nebo příjmu zboží dělá automaticky a jen za rok 2020 jsme díky tomu ušetřili vysoké miliony korun.“

Velcí čeští odběratelé Alza, Datart, Lékárna.cz, Pilulka, Rohlík nebo Spokojený pes už několik let pro výměnu dokumentů využívají Orion EDI od české firmy Grit. Ta jim pomáhá také s oslovováním a zapojováním nových dodavatelů do projektu.