Případová studie: Krok, který usnadní a urychlí práci v budoucnosti

Česká firma GRiT pomáhá už třicet let svým klientům optimalizovat firemní, odběratelsko-dodavatelské, procesy. Nyní realizovala strategické rozhodnutí klíčové pro svou vlastní budoucnost a naplnění ambicí expandovat za hranice Česka. Zásadní byla volba a implementace vhodného podnikového informačního systému, kterým se stal Dynamics 365 Business Central od Microsoftu. Jeho zavádění probíhalo ve spolupráci s odborníky společnosti ARTEX Informační systémy, s.r.o. Jak tento krok ovlivnil dosavadní chod firmy a jak se podařilo zrevidovat a optimalizovat stávající procesy?

Společnost GRiT s 90 zaměstnanci působí na trhu 30 let a pomáhá uvnitř firem pomocí automatizace procesů snižovat podíl ruční práce při nakládání s doklady, zbožím nebo penězi. Touto automatizací zvyšuje efektivitu, redukuje chybovost a mzdové náklady. Její vedení se rozhodlo posunout o krok dál také svůj vnitřní chod a implementovat nový ERP systém, který interní procesy firmy zoptimalizuje. Před rozhodnutím přejít na systém Dynamics 365 Business Central společnost GRiT používala Microsoft Navision. Jedním z důvodů pro přechod na čistě cloudové řešení ERP systému je možnost jeho snadného nasazení v dalších zemích, jak pro účetnictví, tak pro řízení chodu poboček a získání celkového přehledu o organizaci.

„Máme ambici růst do zahraničí, takže logickou otázkou bylo, s jakým ERP systémem budeme v sousedních zemích fungovat. A mít v každé zemi ERP od jiného poskytovatele nepovažujeme za praktické. Navíc Business Central je řešení, které je určené především pro velké firmy, a tudíž věříme, že nás při našem růstu nebude limitovat, ba naopak vhodně se mu bude přizpůsobovat. Flexibilita a možnosti dalšího rozvoje podle našich individuálních potřeb jsou naším dalším požadavkem, a ten nám toto řešení nabízí. Využíváme také celou řadu dalších produktů od Microsoftu, které spolu z uživatelského pohledu „příjemně spolupracují“, proto se přiklonění k Business Central jevilo jako jediné logické řešení,“ vysvětlil volbu Chief Financial Officer společnosti GRiT Jiří Morávek. Jak dodal, GRiT u svých zákazníků podporuje automatizaci toku dokladů, zboží a peněz a stejné principy jsou používané také interně.

Volba partnera pro implementaci

Business Central se ukázal jako jeden z nástrojů, který tyto principy pomáhá naplňovat. Důležité bylo, aby implementace proběhla v určeném termínu, aniž by byla ohrožena hromadná fakturace nebo snížena produktivita účtárny. Pro implementaci produktu byla vybrána společnost ARTEX Informační systémy, s.r.o., která má sama osobní zkušenosti s interním používáním systému. Její odborníci byli schopni radit v praktických otázkách zavádění a samotného fungování systému.

„Nechtěli jsme vstupovat do neznámých vod s někým, kdo v nich ještě neplaval. Lidé z ARTEXu nám byli vždy schopní prakticky ukázat, jak řešení funguje, a to je pro uživatele velmi přesvědčivá a názorná zkušenost. Dále má ARTEX zkušenosti i s implementacemi systému v zahraničí. A jak už bylo uvedeno, toto bylo jedno z našich důležitých kritérií při výběru. Spolupráce mi během implementace vyhovovala, protože jsme přijali společnou zodpovědnost za tento projekt a po toto období jsme tvořili jeden tým. Nesnažili jsme si vzájemně stavět překážky, ale spíše společně hledat cesty ke stejnému cíli. Spolupráce s ARTEXem byla vstřícná, lidská a můžu ji vřele doporučit,“ říká Jiří Morávek.

Integrace stávajících systémů

Vedení společnosti GRiT si vybralo cloud verzi SaaS. Důvodem byla možnost operativně na měsíční bázi přidávat či odebírat licence na uživatele a také možnost optimalizovat náklady na provoz systému volbou licence pro konkrétní lidi na základě jejich pracovní role a činností v systému. Bylo tak možné aktivně a rychle regulovat náklady podle aktuálních potřeb. Další výhodu vidí GRiT v v možnosti připojit se do systému přes internet odkudkoliv, což je v současnosti velmi praktické řešení. Podle Jiřího Morávka dále existuje celá řada hotových funkcionalit pro systém Business Central, které je možné snadno dokupovat a jednoduše integrovat.

Pro optimální implementaci nového ERP systému bylo zapotřebí vyjít vstříc specifickým požadavkům klienta a integrovat jeho stávající systémy. „Máme interně vyvinutý fakturační systém, který nám data pro fakturaci automaticky připravuje a komunikuje s Business Central přes API rozhraní. Tato data jsme potřebovali automaticky přenést, automaticky zaúčtovat a automaticky odeslat zákazníkům. Celý tento proces nám Business Central pomáhá realizovat. Na podobném principu funguje i zpracování došlých faktur,“ vysvětluje Jiří Morávek. V rámci projektu se tedy integroval systém iNVOiCE FLOW, který používají zákazníci společnosti GRiT a který pomáhá se schvalováním a automatickým vytěžováním obsahu přijatých faktur. Dále pak billingový systém, který generuje podklady pro fakturaci.

Jak se změnil chod firmy?

Přechod na nový ERP systém ovlivnil současnou podobu práce mnoha lidí ve firmě – účetního oddělení včetně asistentek i vedoucích jednotlivých oddělení, kteří zpracovávají data pro účely reportingu. „Implementace trvala zhruba devět měsíců. Nepovažuji to za problém, ale spíše jsem byl překvapený, kolik času spotřebovalo samotné testování našimi zaměstnanci,“ říká Chief Financial Officer společnosti GRiT a pochvaluje si zjednodušení a zlepšení procesu vystavování faktur zákazníkům. Jak dodává, implementace nového systému byla příležitostí zrevidovat, zjednodušit a zautomatizovat stávající procesy, jednodušší je i práce s daty a jejich distribuce mezi uživatele.

„Business Central jako hlavní účetní systém je pro nás základ pro další úroveň automatizace a digitalizace. Rozhodně budeme potřebovat podporovat jeho další integrace s jinými systémy pro vyšší stupeň automatizace, kterou chceme zvyšovat na stávajících procesech například tak, že zahájíme automatické účtování došlých dokumentů a podobně,“ říká Jiří Morávek a radí: „Doporučuji, aby každý podnik zvážil svoji vizi budoucnosti a určil si, co od ní očekává a jak do ní zapadá nové ERP řešení. Důležité je mít člověka, který změnu interně povede, a tým uživatelů, kteří budou důsledně testovat předávaná řešení. Pak není důvod změnu odkládat ani se jí obávat. Já se na těch devět měsíců implementace dívám jako na časovou investici, která usnadní a urychlí práci v budoucnosti.“