Od intuitivního řízení k manažerskému systému: jak změnit budoucnost firmy

V tuzemských malých a středních firmách bývá hlavní oporou zakladatel a majitel, který mnohdy sedí také v šéfovském křesle. Často je jeho řízení spíše podepřené dobrým instinktem a intuicí, než že by mělo základy v manažerském systému. Během krize bude potřeba s tím něco udělat, myslí si Ing. Jiří Jemelka, MBA, zakladatel společnosti JPF (J. I. P. pro firmy), která spravuje desítky českých firem. Proč? Protože podle jeho zkušeností bez manažerské transformace až 70 % takových podniků do další generace nepřežije.

Případová studie: Jak to často v praxi vypadá

Představme si to na příkladu. Firma měla v roce 2020 obrat 189 milionů korun a s 4,2 miliony korun byla v zisku. Jednalo se o dodavatele v e-comerce z oblasti produktů pro řemeslníky, který vykazoval finanční zdraví. Zdánlivě idylické. Hlavou i srdcem podniku byl majitel se svým silným instinktem a intuicí. Dobrý obchodník. Až 85 % akvizic bylo jeho dílem. Ale pořádek v podniku i přes rostoucí trend zakázek nebyl.

Ani drive totiž nedokáže obelstít systémové pojetí. Scházel důsledný popis pracovních pozic, vymezení kompetencí, organizační struktura. Ve firmě nebyly standardizovány procesy ani postupy. Chybělo finanční plánování, důsledný controlling. Ani komunikace uvnitř společnosti nebyla úplně v pořádku, docházelo k častým nejasnostem. Nikdo nehlídal, aby se nápady a úkoly, do nichž se lidé pouštěli s chutí, dotahovaly do zdárného konce a vyhodnocovaly. Majitel tak nějak se vším žongloval a zatím to vycházelo. Nějak se k výsledku se svým týmem dopracoval. Velký klad, který hrál podniku do karet, byl pro věc zapálený kolektiv, který práce a vize bavila.

Proč je to v krizi jasné nebezpečí

Silná závislost na majiteli může mít pro budoucnost podniku neblahé důsledky. Pokud se nebude moci podnikání majitel věnovat, firmu to poznamená. Nikdo jiný ho totiž nedokáže v operativních záležitostech každodenního řízení řádně zastoupit. Není-li v manažerském systému jasně vymezeno, jak při takových situacích postupovat, bude to ztráta přímo úměrná soudržnosti a schopnostem týmu i ekonomickému zdraví. I proto Jiří Jemelka vždy říká, že je třeba tyto dvě role rozdělit. „Když chybí instinkt a intuice, protože majitel není ve firmě, jediný způsob, jak to zachránit, je systém. A také proto je potřeba sdílet know-how. Jinak to nepůjde. Pokud je navíc tím hlavním obchodníkem také právě majitel, může mít jeho absence zdrcující vliv na cashflow,“ varuje Jiří Jemelka.

Jak tedy firmu přebudovat, aby měla zdravé manažerské základy

Změn směřujících k nápravě není málo. Pokud v tom vidíte i svou firmu, počítejte s tím, že to bude chtít mnoho času. Ale dejte přitom pozor, abyste se firmě doslova neobětovali. V první řadě budete muset zapracovat na organizační struktuře.

Začněte od obchodního oddělení

Rozdělte mezi členy tohoto týmu aktivity a nadefinujte, co to v praxi bude znamenat. Pokud obchodní tým ještě nemáte, budete jej muset postupně vybudovat nebo přebudovat. Znamená to nejen rozdat úkoly a správu stávajících klientů, ale také obchodníky inspirovat a vést je k vlastní aktivitě. Jde o to, že nové zakázky potřebujete stále a nikdy jich ve skutečnosti není dost, ačkoli si myslíte pravý opak. K základnímu platu je třeba přiřadit také motivační bonusy, systém provizí za akvizici novou či navýšení hodnoty té stávající. Tím si uvolníte ruce v oblasti akvizic a můžete postupovat se zaváděním jasnější organizační struktury ve firmě na všech úsecích.

Vymezte systém kontroly a komunikace, i prachobyčejná porada pomůže

Rozprostřete povinnosti a zodpovědnost na ty jedince, kteří už mají dané aktivity na starosti, ale nikdy se nikdo nestaral o to, aby v tom byl systém a pořádek. Nyní už to bude oficiální. S pečlivou kontrolou. Dejte s nimi dohromady důsledné vymezení jejich pozice a pozice lidí na jednotlivých odděleních. Vytvořte společně to, jak by měly v optimálním případě vypadat procesy ve firmě, aby se zlepšila komunikace a kontrola rozpracovaných záležitostí. A co dělat, když stav optimální nebude. „Procesy mají vždy různé varianty, podmínky. Zohledněte je a na základě toho připravte metodiku, jak postupovat v různých situacích. Zabere to možná několik týdnů, možná dva měsíce. Ovšem přesně to je prevence chaosu a také cesta k tomu, jak vás jako majitele zbavit podružných úkolů, jež si budou zaměstnanci na různých úrovních podniku schopni nyní vyřešit sami. Nyní už lidé vědí, co mají dělat a jak spolu komunikovat o tom, co se děje, kde je problém – slouží jim totiž pravidelný systém porad,“ vysvětluje Jiří Jemelka.

A kde je tedy vaše místo

Z letité zkušenosti Jiřího Jemelky vyplývá, že ti, kteří ve firmách razili intuitivní styl řízení, jsou dobrými vizionáři, mají čich na příležitosti, vědí, co bude důležité ještě, než takový trend s velkou pompou dorazí. „Tito lidé předvídají. Milují, když se kolem nich něco děje. Odchod z firemního ruchu je pro ně naprosto nemyslitelný. Pro svou kreativitu ruch potřebují. Takže zůstaňte ve firmě. Dobře, možná zatím seďte v křesle výkonného ředitele. Ale už se dívejte po svém nástupci. Ať už z řad zaměstnanců, potomků nebo zvenku. Pak teprve bude váš tvůrčí duch na vrcholu, bude moci firmě dávat tu správnou šťávu,“ apeluje Jiří Jemelka a dodává: „Nyní si určete klíčové lidi z každého důležitého úseku. S těmi pak budete řešit každodenní agendu, než budete připraveni křeslo výkonného ředitele přeobsadit. Postupně jim přenechávejte větší část agendy a zodpovědnosti. Vy byste se měli věnovat motivaci lidí a směřování byznysu.“

Co zbývá z těch praktických úkolů

Jakmile se stabilizují role ve firmě, je třeba vrhnout se do další strategie. Sestavit finanční plán, plán investic a rozvoje. Zmapovat cashflow a úzká místa. A na nich stavět úspory, které se budou moci v dalším období použít na rozvoj podniku.

Interim management jako pomocník

„Chápu, že majitele firmy, který miluje ruch kolem sebe, nemusí zrovna tento postup uspokojovat. Že mu možná ani nebude po chuti se do takových věcí pouštět, pokud na to bude sám. Ovšem i v těchto případech se dá stav a řízení firmy řešit, a to pomocí interim managementu. To znamená, že my se o návrh změn a jejich zavádění do praxe postaráme, a dokonce vám zaopatříme dočasného výkonného ředitele. Vy si budete libovat v tom, co vás baví. A vaše společnost přitom dostane oporu a řád, které potřebuje, aby si poradila, až si konečně vezmete tu deset let odkládanou dovolenou,“ uzavírá Jiří Jemelka.