Důvěryhodnost elektronických dokumentů je bez specializovaných systémů ohrožena

Důvěryhodné ukládání dokumentů na prakticky neomezenou dobu je oblast, kterou intenzivně řeší jak státní subjekty, tak většina moderních organizací. Nutnost důvěryhodné archivace a dlouhodobého uchování dokumentů je dána legislativou, ale i praktickým požadavkem na ochranu elektronických dokumentů proti ztrátě autenticity a narušení integrity.

Jednoduchá úložiště, jako jsou složky v počítačích, na sdílených discích anebo v tom horším případě v poštovních schránkách, bývají ve firmách zdrojem nekonzistencí, ztrát a neustálého dohledávání posledních verzí dokumentů. O zajištění platnosti dokumentů v čase nemůže být v takových případech řeč.

DMS systémy jsou efektivnější, ale mají svá „ale“

Nesrovnatelně efektivněji si počínají organizace, které pro správu dokumentů využívají DMS systémy. „Systémům pro správu dokumentů ale chybí funkcionalita držení důvěryhodnosti těchto dokumentů prostřednictvím elektronických časových razítek. V porovnání s nimi zaručují systémy pro důvěryhodné ukládání například integritu v čase a potvrzení autenticity, což znamená záruku, že se například smlouvy po jejich zaevidování už nezmění a nebude pochyb o tom, kdo smlouvu podepsal,“ říká Tomáš Nečas, managing consultant společnosti Arbes Technologies. Potvrzení autenticity je naléhavou otázkou dnešních dnů, kdy firmy musejí archivovat nejen, kdo smlouvu podepsal, ale třeba také to, kdo ji kontroloval a zaevidoval.

Od automatické verifikace až po skartaci

Systémy pro důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů umožňují nastavit hlídání platnosti a skartační pravidla na dobu, po kterou budou mít uchovávané dokumenty pro určitou organizaci význam. Umí také automatickou kontrolu platnosti certifikátů elektronických podpisů včetně hlídání revokace těchto certifikátů. V případě vložení smlouvy s nevalidním elektronickým podpisem je o tomto stavu zaslána e-mailová notifikace obchodníkovi, který smlouvu vložil k důvěryhodnému uložení. Jednou denně mohou takové systémy provádět automatizovanou kontrolu integrity obsahu a ujistit správce, že důvěryhodnost archivu není narušena. Součástí takových řešení je i zajištění oprávnění proti editaci uložených dokumentů, jejich zálohování a archivace validačních reportů.

Modulárně, nebo systémově? Možné je obojí

Řešení pro důvěryhodnou archivaci mohou být součástí systému pro správu dokumentů nebo je lze koupit jako nezávislý modul, který sám řídí procesy pro důvěryhodné uložení prostřednictvím integračního rozhraní na libovolný DMS systém. Taková řešení splňující platné legislativní normy eIDAS poskytuje na českém trhu jen několik firem, například Arbes Technologies. „Naše řešení automaticky validuje platnost elektronických podpisů u dokumentů na vstupu, označí validní dokumenty elektronickou pečetí a časovým razítkem, zajistí digitální kontinuitu a integraci na vystavené rozhraní systému pro správu dokumentů,“ uzavírá Tomáš Nečas.

Elektronickou identifikaci a služby vytvářející důvěru pro elektronické transakce stanovuje nařízení Evropského parlamentu a Rady EU eIDAS. Systémy splňující tato nařízení lze považovat za řešení pro důvěryhodné ukládání dokumentů.