Důvěryhodnost elektronických dokumentů je bez specializovaných systémů ohrožena

Důvěryhodnost elektronických dokumentů je bez specializovaných systémů ohrožena

Důvěryhodné ukládání dokumentů na prakticky neomezenou dobu je oblast, kterou intenzivně řeší jak státní subjekty, tak většina moderních organizací. Nutnost důvěryhodné archivace a dlouhodobého uchování dokumentů je dána legislativou, ale i praktickým požadavkem na ochranu elektronických dokumentů proti ztrátě autenticity a narušení integrity.

Jednoduchá úložiště, jako jsou složky v počítačích, na sdílených discích anebo v tom horším případě v poštovních schránkách, bývají ve firmách zdrojem nekonzistencí, ztrát a neustálého dohledávání posledních verzí dokumentů. O zajištění platnosti dokumentů v čase nemůže být v takových případech řeč.

DMS systémy jsou efektivnější, ale mají svá „ale“

Nesrovnatelně efektivněji si počínají organizace, které pro správu dokumentů využívají DMS systémy. „Systémům pro správu dokumentů ale chybí funkcionalita držení důvěryhodnosti těchto dokumentů prostřednictvím elektronických časových razítek. V porovnání s nimi zaručují systémy pro důvěryhodné ukládání například integritu v čase a potvrzení autenticity, což znamená záruku, že se například smlouvy po jejich zaevidování už nezmění a nebude pochyb o tom, kdo smlouvu podepsal,“ říká Tomáš Nečas, managing consultant společnosti Arbes Technologies. Potvrzení autenticity je naléhavou otázkou dnešních dnů, kdy firmy musejí archivovat nejen, kdo smlouvu podepsal, ale třeba také to, kdo ji kontroloval a zaevidoval.

Od automatické verifikace až po skartaci

Systémy pro důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů umožňují nastavit hlídání platnosti a skartační pravidla na dobu, po kterou budou mít uchovávané dokumenty pro určitou organizaci význam. Umí také automatickou kontrolu platnosti certifikátů elektronických podpisů včetně hlídání revokace těchto certifikátů. V případě vložení smlouvy s nevalidním elektronickým podpisem je o tomto stavu zaslána e-mailová notifikace obchodníkovi, který smlouvu vložil k důvěryhodnému uložení. Jednou denně mohou takové systémy provádět automatizovanou kontrolu integrity obsahu a ujistit správce, že důvěryhodnost archivu není narušena. Součástí takových řešení je i zajištění oprávnění proti editaci uložených dokumentů, jejich zálohování a archivace validačních reportů.

Modulárně, nebo systémově? Možné je obojí

Řešení pro důvěryhodnou archivaci mohou být součástí systému pro správu dokumentů nebo je lze koupit jako nezávislý modul, který sám řídí procesy pro důvěryhodné uložení prostřednictvím integračního rozhraní na libovolný DMS systém. Taková řešení splňující platné legislativní normy eIDAS poskytuje na českém trhu jen několik firem, například Arbes Technologies. „Naše řešení automaticky validuje platnost elektronických podpisů u dokumentů na vstupu, označí validní dokumenty elektronickou pečetí a časovým razítkem, zajistí digitální kontinuitu a integraci na vystavené rozhraní systému pro správu dokumentů,“ uzavírá Tomáš Nečas.

Elektronickou identifikaci a služby vytvářející důvěru pro elektronické transakce stanovuje nařízení Evropského parlamentu a Rady EU eIDAS. Systémy splňující tato nařízení lze považovat za řešení pro důvěryhodné ukládání dokumentů.

Zdroj informací

ARBES Technologies, a.s. a NejBusiness.cz

Datum

15. června 2022

Sociální sítě NejBusiness.cz

Doporučujeme

Přihlášení

Přihlášení
E-mail:
Heslo:

Zajímavosti a tiskové zprávy

12. dubna 2024

ČEPRO spouští prodej nového paliva se 100% obsahem HVO

Společnost ČEPRO od dubna pro své velkoobchodní zákazníky nabízí nové palivo s obchodním označením HVO...

25. března 2024

Direct pojišťovna překonala další dva milníky. Má 3,5 miliardy v portfoliu a půl milionu klientů

Direct pojišťovna potvrzuje svou dlouhodobou pozici mezi nejrychleji rostoucími pojišťovnami na trhu....

13. března 2024

Komerční banka bude vyplácet zjištěné pohledávky věřitelů Sberbank CZ

Od 18. března 2024 do 15. dubna 2024 bude Komerční banka vyplácet zjištěné pohledávky věřitelů Sberbank CZ...

13. března 2024

DKV Mobility rozšiřuje síť dobíjecích stanic

Společnost DKV Mobility, přední evropská B2B platforma pro platby a řešení na cestách, rozšířila svou...

12. března 2024

BILLA svoji novou identitu promítá nejen do svých prodejen

Po představení své nové obchodní strategie, zaměřené na podporu zdraví, správného stravování a na...

12. března 2024

SAP představuje novinky ve správě firemních dat s generativní AI

Společnost SAP oznámila novinky zaměřené na správu firemních dat. Nejvíce inovací včetně využití...

11. března 2024

Dell inovuje modely notebooků Latitude pro práci s umělou inteligencí

Společnost Dell uvádí na trh zcela novou řadu Latitude s podporou umělé inteligence. Notebooky vybavené...

8. března 2024

Kancelářská budova AFI City 1 dosáhla s příchodem nových nájemců plné obsazenosti

Mozaika nájemců ve vysočanském věžáku AFI City 1 je již kompletně dokončená. Mezi nové přírůstky mimo jiné...

8. března 2024

Na Slovensku uvedli do provozu největší smart bateriové úložiště nahrazující fosilní zdroje

V průmyslovém parku v Banské Bystrici bylo úspěšně uvedeno do provozu největší smart bateriové úložiště na...

3. března 2024

Zaměstnanci Penny si znovu přilepší

Obchodní řetězec PENNY pokračuje ve zvyšování mezd, ty od 1. března stouply bezmála sedmi tisícovkám...

Reklama

Page generated in 1.2905 seconds.
Redakční systém teal.cz naprogramoval Vítězslav Dostál