Home office má několik slabých míst. Jak je eliminovat

Práce z domova je v současnosti pro mnoho firem nutností a nezmizí ani po odeznění pandemie. Dlouhodobě ale z využívání homeworkingu mohou plynout problémy, které komunikaci výrazně zkomplikují.

Problémy komunikace v rámci týmu a neefektivita

Pokud pracovní tým není pohromadě a drtivá většina zaměstnanců je na home office, může velmi jednoduše dojít ke zhoršení komunikace a řízení. Lidé přestanou efektivně sdílet informace, a pak je jen krůček k problémům jako je dezorganizace a celková neefektivita.

„Chybí také rychlá komunikace nad kávou v kuchyňce nebo u oběda, kdy se často rychle a efektivně ujasní například nejednoznačné nebo špatně pochopené zadání a ušetří se tak mnoho cenného pracovního času. Při těchto setkáních vznikají také kreativní nápady a utužují se vztahy mezi spolupracovníky, který pomůže k vytvoření opravdu funkčního týmu. Řešením je využití komunikačních platforem jako je například Slack nebo Basecamp, kde mohou členové týmu operativně chatovat a diskutovat,“ říká Michal Novák ze společnosti Profesia CZ.

Osobní interakce

Absence osobní komunikace v kanceláři může vést i ke zkratu spolupráce a oslabení synergie, které z ní mají ideálně plynout. Týmy pracující distribuovaně proto potřebují být vybavené účelnými nástroji pro spolupráci a sdílení informací. „Osobní interakci nejlépe suplují videokonference, které nabízejí kvalitní přenos zvuku a obrazu, možnost sdílet dokumenty a spolupracovat při jejich editaci. Nejnověji se týmům při videokonferencích osvědčuje třeba i chytré řešení Kaptivo, které umí v reálném čase snímat a sdílet ručně vytvořený obsah na tabuli,“ říká Andrej Hronec ze společnosti Audiopro.

Výhodou komunikačních platforem, pokročilých videokonferenčních řešeních typu Lifesize či právě interaktivních pracovních ploch je, že komunikace, nápady i závěry jsou strukturovaně nahrávány a uloženy. Je možné je tak kdykoliv následně dohledat a dále s nimi efektivně pracovat. To je velkou výhodou také v případě pracovní neschopnosti či fluktuace zaměstnanců.

Problémy s technikou či běžnými programy

Homeworking je ve velké míře závislý na fungujících technologiích. A komplikace pak jako mávnutím kouzelného proutku odříznou jednotlivce i celé týmy od komunikace i od samotné práce. Může se jednat o banální technologický problém s počítačem či internetem, závažné problémy v pracovních systémech nebo jen o neschopnost jednotlivců pracovat s technologiemi. Důsledek je ale vždy stejný – problémy v komunikaci s vlivem na motivaci a výkonnost.

„Práce z domova klade požadavky na počítačové dovednosti zaměstnanců. Co zaměstnanci mohlo projít v kanceláři, kde se zeptal kolegy, to ho může při práci z domova vyřadit i na několik hodin z činnosti,“ říká Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas. „Zvyšování uživatelských znalostí zaměstnanců se firmám určitě vyplatí, protože lidé pak neztrácejí zbytečně čas řešením banálních problémů s technikou či základními programy typu MS Office.“

Zvýšené bezpečnostní riziko

Podle průzkumu společnosti Safetica používá 75 % zaměstnanců k práci také svá soukromá zařízení. To spolu s nedostatečným proškolením a neopatrností uživatelů přináší útočníkům velké výhody. Kombinace slabšího zabezpečení zařízení používaných pro práci z domova a podceňování důkladného školení v otázkách bezpečnosti představuje největší bezpečnostní rizika práce z domova.

„Na práci z domova už je většina firem připravená, ale stále řada z nich nevyužívá bezpečné a efektivní nástroje. Je třeba stále připomínat, že vedle efektivity práce je stěžejní bezpečnost, využívání zajištěných způsobů komunikace a důkladné prověření nových programů a systémů, než je zaměstnavatelé zpřístupní či povolí užívat zaměstnancům. Edukace a kontrola pracovníků v této oblasti je nezbytnost,“ upozorňuje Michal Merta, odborník na bezpečnost a ředitel Cyber Fusion centra Accenture

Složitá logistika podepisování dokumentů

Mezi nepříjemnými komplikacemi, které home office přináší, nelze zapomínat ani na problémy s úkony, jako jsou například podpisy smluv, předávacích protokolů, objednávek a dalších dokumentů.

Rychlým, a z právního pohledu zcela závazným řešením, je digitální podpis. Je vhodný pro urychlení jakéhokoli právního úkonu, který vyžaduje podpis, a to i v běžných podmínkách. O to více nachází využití v době, kdy mnoho zaměstnanců pracuje vzdáleně ze svých domácích kanceláří.