Tyranie papírem: ve třetině firem se bez něj nedá schválit ani dovolená

Schválit dovolenou elektronicky? Třetina firem tuto možnost svým zaměstnancům neumožňuje. Žádanky musejí být stále na papíře, který se následně opatří odpovídajícími podpisy a odnese do mzdové účtárny. Vyplývá to z rozsáhlého průzkumu zástupců firemní sféry, který si o využívání online nástrojů nechala udělat Software602.

Co je psáno, to je dáno. Účetní potřebuje jasný doklad, že jste si o dovolenou zažádal a váš nadřízený ji schválil. – Takové věty už nejspíš slyšeli všichni zaměstnanci. Řada firem však postupně tento striktní postoj změnila. Přispěla k tomu i pandemie a preferovaná (a nebo vynucená) práce z domova. Ovšem stále existuje zhruba třetina firem, kde jsou papírové žádanky jedinou možností.

„Část firem si stále s digitalizací neví rady. Žádanky o dovolenou jsou spíš podružné, ale pro využívání digitálních nástrojů symptomatické. Firmy jsou zbytečně neefektivní a podstatně víc peněz ztrácí kvůli nutnosti papírovat v oblasti fakturace, neschopností podepsat elektronicky potřebné dokumenty a vynuceně papírovou archivací dokumentů,“ upozorňuje Martin Vondrouš ze společnosti Software602.

Výsledky průzkumu ukazuje následující graf. Zhruba pětina firem schvaluje žádanky mailem. Přes 40 % má nějaký systém, díky němuž můžou žádanky schvalovat elektronicky, a 37 % trvá na papírových žádankách.

„V případě faktur a dalších účetních dokladů je situace oproti žádankám horší. Zatímco všichni využívají k účtování elektronické účetní programy, schvalování faktur a jejich následná archivace je stále běžná jen na papíře. Nastávají tak kuriózní situace, kdy dodavatelská faktura přijde elektronicky, účetní ji vytiskne, nechá podepsat, zaúčtuje a založí do šanonu, který skončí v nepřehledném archivu. V případě žádanek lze aspoň využít mailovou komunikaci,“ uvádí Martin Vondrouš, expert na digitalizaci.

Měníme způsob, jak lidé pracují s dokumenty

Jsme 602®. Stvořili jsme legendární textový editor T602, první elektronickou poštu s archivací zásilek, první formulářové dokumenty s elektronickým podpisem ve formátu XML a první transakční jádro v EU, které doručilo přes miliardu právně závazných digitálních dokumentů. Pomohli jsme postavit Datové schránky nebo Czech POINT. Od roku 1991 vyvíjíme software, který lidem šetří čas, peníze a spoustu papíru.