Pro čtvrtinu středně velkých firem v Česku představovala pandemie důvod, proč urychlit digitalizaci interních procesů, vyplynulo z průzkumu agentury Instant Research pro společnost Software602. Používání elektronického podpisu ale výrazněji nevzrostlo.
Mezi největší benefity zaměstnanců středně velkých firem v České republice během pandemie koronaviru patřila možnost práce z domova, výrazně více volného času a digitalizace interních firemních procesů, která jim umožnila pracovat odkudkoli, aniž by museli chodit do kanceláře. Naopak největší přítěží byla menší efektivita práce a chaotický způsob nakládání s dokumenty, vyplývá z průzkumu, který pro společnost Software602 realizovala agentura Instant Research a jehož se od 19. do 24. května 2021 zúčastnilo 525 respondentů ze středně velkých firem s 50 až 499 zaměstnanci.
„Jako největší pozitivum, které přinesly změny způsobené vládními opatřeními proti šíření koronaviru, respondenti nejčastěji uváděli možnost práce mimo kancelář (13 %) a přímo možnost práce na home office (25 %). Více než třetina (34 %) si pochvalovala, že měla víc volného času, než když museli denně dojíždět do zaměstnání,“ konstatuje Michal Vejvoda, Business Development Manager společnosti Software602. Práci mimo kancelář často umožnila digitalizace interních procesů, zejména oběhu, schvalování a podepisování dokumentů. Takřka čtvrtina zaměstnanců středně velkých firem (24 %) uvedla, že díky pandemii jejich firma urychlila přechod na elektronický oběh dokumentů.
Právě práce s dokumenty byla během koronavirové krize největším problémem, protože řada firem neměla vyřešeno, jak je bude z home office podepisovat a archivovat. Na chaotický způsob práce s dokumenty si stěžuje pětina respondentů průzkumu (20 %). Čtyři z deseti dotázaných pocítili během pandemie menší efektivitu práce než před koronavirem. Komplikace s podepisováním smluv a dalších dokumentů měla sedmina dotázaných (15 %), dalších 13 % pak zmínilo horší možnost kontroly práce během home office. Desetina českých firem měla problém zajistit kybernetickou bezpečnost zaměstnancům, kteří pracovali z domova a často k tomu využívali vlastní zařízení a hůře zabezpečené internetové připojení.
„Je zajímavé, že i tak velká změna, jakou přinesla vládní opatření proti šíření koronaviru, v mnohých firmách nezavdala příčinu k digitalizaci interních procesů, takže byly do značné míry závislé na práci z kanceláře. Když jsme se ptali po důvodech, nejčastěji respondenti uváděli obavu, zda by takové bezpapírové řešení oběhu dokumentů bylo dobře integrovatelné do jejich stávajících firemních systémů, že to bude příliš drahé a složité na pochopení,“ vypočítává Michal Vejvoda. Plná třetina firem přitom zároveň uváděla, že takové řešení by jim výrazně pomohlo s udržením pořádku ve firemních dokumentech a jejich lepší dostupností a čtvrtině by ulehčilo archivaci.
Podle Vejvody je obava ze zavedení bezpapírového oběhu a nakládání s dokumenty spíše psychologická a představuje strach ze změny. „Firmy často uvádějí, že by takové řešení muselo zapadat do jejich fungujících systémů, mělo by být intuitivní a bez nutnosti zdlouhavých a opakovaných školení zaměstnanců. Nechtějí také, aby jeho nasazování výrazně zasáhlo do chodu firmy,“ popisuje Michal Vejvoda. Bezpapírový oběh a správa dokumentů by podle účastníků průzkumu měly mít také přívětivé uživatelské prostředí a neměly by vyžadovat časté úpravy a aktualizace. Hlavní výhodou má být přímý přístup k dokumentům online, zabezpečeně, s možností jejich úprav, schvalování a elektronického podepisování.
Právě tyto možnosti nabízí aplikace Sofa od společnosti Software602, která zajišťuje elektronický oběh dokumentů s workflow pro schvalování smluv s elektronickým podpisem, aniž by bylo nutné používat tokeny a jiná zařízení k uchování certifikátů elektronického podpisu. Jejím prostřednictvím lze řešit nejen schvalování objednávek, faktur a smluv, ale také zaměstnaneckých žádostí o dovolenou, pracovní cestu, nemocenskou a dalších interních záležitostí. Sofa se postará o veškeré dokumenty po celou dobu jejich životnosti: od zavedení do systému po jejich archivaci a následnou skartaci.
Na začátku firma integruje všechny dokumenty, které do ní přichází, do jednoho prostředí aplikace, kde je lze jednoduše roztřídit, přiřadit odpovědným pracovníkům, nechat schválit a elektronicky podepsat a pak odeslat, případně je upravovat a následně bezpečně archivovat. Sofa funguje i jako aplikace v prostředí Microsoft Office365, takže je předpřipravena pro ty společnosti, které využívají kancelářský software Office365. Do Sofy se pak přihlašují rovnou přes účet Office365. Dokumenty pak lze upravovat, schvalovat a podepisovat z jakéhokoli zařízení třeba cestou na schůzku.
Sofa rovněž umožňuje jednoduchou správu datových schránek, takže veškeré dokumenty firma řeší v jednom prostředí a datové zprávy lze poté prostřednictvím Sofa archivovat bez potřeby zřizování datového trezoru. Administrátorsky je Sofa velmi jednoduše spravovaná, jednotlivým uživatelům lze vzdáleně a okamžitě měnit práva přístupu k jednotlivým agendám a dokumentům, takže není třeba obávat se problémů, když některý zaměstnanec firmu opouští. Veškerý archivovaný obsah Sofa splňuje požadavky evropského nařízení eIDAS a v případě, že se firma rozhodne aplikaci přestat používat, lze jej jednoduše vyexportovat do jiného prostředí.
My jsme 602®. Jsme tvůrci legendárního textového editoru T602, první elektronické pošty s archivací zásilek, prvních formulářových dokumentů s elektronickým podpisem ve formátu XML a prvního transakčního jádra v EU, které doručilo přes miliardu právně závazných digitálních dokumentů. Od roku 1991 vyvíjíme software, který lidem šetří čas, peníze a spoustu papíru.
Software602, a.s. a NejBusiness.cz
8. června 2021
Odvětví stavebnictví patří s podílem téměř 38 % na celosvětových emisích k největším znečišťovatelům...
Přední český dodavatel alternativních pohonných hmot Bonett vstupuje se svojí značkou na slovenský trh....
Společnost ČEPRO od dubna pro své velkoobchodní zákazníky nabízí nové palivo s obchodním označením HVO...
Direct pojišťovna potvrzuje svou dlouhodobou pozici mezi nejrychleji rostoucími pojišťovnami na trhu....
Od 18. března 2024 do 15. dubna 2024 bude Komerční banka vyplácet zjištěné pohledávky věřitelů Sberbank CZ...
Společnost DKV Mobility, přední evropská B2B platforma pro platby a řešení na cestách, rozšířila svou...
Po představení své nové obchodní strategie, zaměřené na podporu zdraví, správného stravování a na...
Společnost SAP oznámila novinky zaměřené na správu firemních dat. Nejvíce inovací včetně využití...
Společnost Dell uvádí na trh zcela novou řadu Latitude s podporou umělé inteligence. Notebooky vybavené...
Mozaika nájemců ve vysočanském věžáku AFI City 1 je již kompletně dokončená. Mezi nové přírůstky mimo jiné...