Zbytečně drahé nákupy a chybějící informace o čerpání rozpočtu – to jsou hlavní důvody, proč se Parfumerie Douglas rozhodla od června využívat nový cloudový nástroj na automatizaci nákupu od firmy Grit. Evropská jednička na trhu parfumerií se stala pilotním zákazníkem této služby.
Douglas se dříve potýkal s příliš drahými nákupy. „Schvalovatelé faktur občas zjistili, že jejich kolegové nakoupili za zbytečně vysoké ceny. Jenže v tu chvíli už bylo pozdě. Fakturovanou službu jsme využili a museli jsme zaplatit. Abychom se drahým nákupům vyhnuli, potřebovali jsme schvalovat už objednávky,“ popisuje Tereza Trunečková, která v Douglasu působí na pozici Controlling & Reporting Manager.
Dalším problémem, který řešili, byla obtížná dohledatelnost dokumentů. Objednávky totiž neukládali na jednom místě, ale zaměstnanci je měli v e-mailech nebo v tabulkách u sebe v počítači. Kvůli tomu bylo obtížné kontrolovat čerpání rozpočtů. „Peníze si hlídají kolegové, kteří jsou zodpovědní za jednotlivé oblasti. Zároveň jednorázové investice plánuje i vedení. Informace byly roztroušené a kvůli tomu se někdy stalo, že jsme rozpočet překročili,“ uvádí Tereza Trunečková.
Aby těmto komplikacím zabránili, domluvili se s firmou Grit na vývoji řešení na automatizaci nákupu. Douglas už totiž využívá Invoice Flow, nástroj od Gritu na automatizaci zpracování faktur, se kterým lze nové řešení bez problémů propojit a jeho výhody tak ještě znásobit.
Pokud nyní někdo ze zaměstnanců připravuje objednávku, rovnou ji vytvoří v novém systému. „Ten ji automaticky pošle přidělenému schvalovateli a po jeho souhlasu dodavateli, který poskytne plnění a posílá fakturu. Invoice Flow z ní vytěží údaje, takže je fakturanti nemusí ručně přepisovat. Poté fakturu spáruje s objednávkou,“ popisuje Kateřina Líbalová, produktová manažerka Invoice Flow.
Pokud oba dokumenty sedí buď na korunu přesně, nebo v rámci nastavené tolerance, fakturu už neposílá na schvalovatele. Jestliže objeví nesrovnalost, ihned o ní informuje. V obou případech tandem softwarů celý proces výrazně urychlí. Novou službu lze používat i samostatně bez napojení na Invoice Flow.
V Douglasu mají také lepší kontrolu nad rozpočty jednotlivých oddělení. „Když zaměstnanec vytvoří objednávku, hned vidí, jestli právě nepřekračuje rozpočet, případně kolik peněz zbývá,“ říká Tereza Trunečková.
Digitalizace a s tím spojená automatizace je v oblasti nákupu stále větším trendem, což potvrzují i výsledky celosvětových průzkumů. Podle loňských dat univerzity v Mannheimu 84 % nákupčích věří, že digitalizace má zásadní vliv na vylepšení výsledků jejich oddělení. Většina firem má však v této oblasti velké rezervy – jen 5 % respondentů uvedlo, že mají vysoce automatizované procesy.
Grit je přední český poskytovatel cloudových služeb, které firmám pomáhají s automatizací toku dokladů, peněz a zboží. Mezi jeho klienty patří například Alza, Plzeňský Prazdroj, Rohlík.cz, eD system, Pro-doma nebo Unilever. Grit je českým lídrem v oboru EDI komunikace. Do května 2019 firma vystupovala pod jménem CCV Informační systémy.
Grit a NejBusiness.cz
26. června 2020
Direct pojišťovna potvrzuje svou dlouhodobou pozici mezi nejrychleji rostoucími pojišťovnami na trhu....
Od 18. března 2024 do 15. dubna 2024 bude Komerční banka vyplácet zjištěné pohledávky věřitelů Sberbank CZ...
Společnost DKV Mobility, přední evropská B2B platforma pro platby a řešení na cestách, rozšířila svou...
Po představení své nové obchodní strategie, zaměřené na podporu zdraví, správného stravování a na...
Společnost SAP oznámila novinky zaměřené na správu firemních dat. Nejvíce inovací včetně využití...
Společnost Dell uvádí na trh zcela novou řadu Latitude s podporou umělé inteligence. Notebooky vybavené...
Mozaika nájemců ve vysočanském věžáku AFI City 1 je již kompletně dokončená. Mezi nové přírůstky mimo jiné...
V průmyslovém parku v Banské Bystrici bylo úspěšně uvedeno do provozu největší smart bateriové úložiště na...
Obchodní řetězec PENNY pokračuje ve zvyšování mezd, ty od 1. března stouply bezmála sedmi tisícovkám...
Na letní dovolenou do zahraničí cestují čeští turisté nejčastěji autem (48 %), dále letecky (41 %),...