České firmy se naučily hospodařit se softwarovými licencemi. Státní instituce to teprve čeká

Kupovat nové neznamená vždy vhodné a výhodné. Velmi dobře si toho jsou vědomi CIO a majitelé firem, kteří řeší softwarovou licenční politiku. Operační systémy a kancelářské balíky tvoří ve společnostech základní sadu nutného softwaru. Ne vždy je však nutné pořizovat ty nejnovější verze. Komerční sektor to ví a dokáže ve výdajích ušetřit nemalé finanční prostředky. České státní instituce však zbytečně zaostávají, za což může i jejich neznalost.

Investice do softwaru jsou nemalé. Vybavit středně velkou firmu správným softwarovým vybavením přijde i na stovky tisíc korun. A co teprve velké firmy, úřady, školy, záchranné a další složky, tedy státní instituce. V případě nových licencí zatíží rozpočet na dlouhá léta, přičemž efekt nemusí být kýžený. „Jiná situace nastává v případě, kdy jsou využity multilicence, a především výhody spočívající v nákupu druhotných softwarových multilicencí. Použité licence oproti novým přinášejí výraznou úsporu i díky pravidlu, že čím starší verze se koupí, tím více procent lze ušetřit,“ přibližuje výhody Patrik Sodoma, Sales Director for Czech Republic ze společnosti SoftwarePro.

Nákup nové licence a drahý downgrade

Reálným příkladem může být nákup licencí kancelářského balíku pro 10 počítačů. V případě nových licencí nedojde k žádné finanční úspoře, avšak u licencí z druhé ruky lze ušetřit téměř 40 %. Jen o generaci starší multilicence už přináší skoro 50% úsporu oproti předešlé verzi softwaru. O dvě generace starší verze tohoto produktu potom ušetří dokonce více než 70 % z firemního rozpočtu. To se dále může ještě znásobit, pokud dojde k uzavření rámcové smlouvy a prodeji ve firmě nepotřebného softwaru. „Klíčem k nemalým úsporám je v tomto případě efektivní rozpoznání reálné potřeby uživatelů počítačových programů. Není vždy potřeba nakupovat nejnovější a nejdražší verzi, což je přímo u distributora výrobce jediná možnost,“ říká Patrik Sodoma. Český komerční sektor si toho je vědom a profituje pořizováním o generaci starších softwarových licencí. Státní instituce jsou pozadu a mnohdy za to může jejich neznalost v tomto oboru. Už i zde se však najdou takové, které tento moderní způsob a především možnost šetřit státní rozpočet využívají.

V případě státních institucí do hry vstupují i další proměnné, především nutnost edukovat zaměstnance a častý výskyt starého hardwaru. Nové generace softwaru s sebou přinášejí evoluční změny. Uživatele je tak nutné zaškolit, aby s nimi uměli adekvátně pracovat. Ti se tomu nezřídka brání, rádi používají spíše zažité programy, navíc to stojí další nemalé finanční prostředky, přičemž přechod na o generaci novější verzi nemusí v práci přinést žádné velké výhody. Neméně podstatné je také brát ohled na to, že pracovní stanice nemusí novější verze správně přijmout, protože nemají dostatečný výpočetní výkon, což je běžný případ státních institucí. I tak se většinou vypisují veřejné zakázky „podle zažité šablony“ a téměř vždy se poptávají aktuální verze softwaru. Po jejich zakoupení se i z výše uvedených důvodů IT oddělení uchylují k tzv. downgradu, kdy nejnovější licence není využita, ale je instalován software předchozí generace, což licence umožňuje. Finance na nové licence jsou ve svém důsledku vynaloženy zbytečně a profitují z toho pouze jejich výrobci.

Komerční sektor už šetří, státní čeká dlouhá cesta

Soukromé firmy nezřídka sahají po o generaci starších programech za výhodnější ceny, přičemž podpora od výrobce i bezpečnostní aktualizace k produktům funguje stejně. „Životní cyklus každé verze softwaru je v závislosti na produktu přibližně 10 let, přičemž nová vychází každý rok až tři roky. Zda je nutné používat nejnovější verze softwaru, pomůže ozřejmit odpověď na otázku: „Jsou využívány všechny funkcionality, které mi přináší nová verze?“ informuje Patrik Sodoma. Standardem je kupovat nejnovější výrobky. Jdou s dobou, tím pádem mají všechna potřebná vylepšení. Zároveň však nikdo neřekl, že jsou potřeba. Je to podobné jako se smartphonem, jehož uživatel také reálně nevyužívá všechny funkce, které přístroj nabízí.

Ve firmách je softwarové vybavení potřeba zejména kvůli zpracování dat, vytváření dokumentů či komunikaci se zákazníky. Musí být legální, kompatibilní s hardwarovým vybavením a v neposlední řadě by měl mít aktivní podporu výrobce k používané verzi. „Všechny tyto atributy splňuje i použitý software od specializovaného prodejce, navíc přináší úsporu, kterou je možné investovat do dalšího rozvoje podnikání nebo která šetří státní kasu,“ dodává Patrik Sodoma z firmy patřící k tuzemské jedničce na trhu s tímto byznysem.