Málo kancelářských potřeb? Nižší produktivita

Až dvě třetiny zaměstnanců z kanceláří jsou ochotné přijít do práce dřív nebo odejít později jen proto, aby si udělali pořádek na svém pracovním stole. Vyplývá to z průzkumů technologické společnosti 3M.

Neuspořádané pracovní prostředí nejenže špatně vypadá, ale tři lidé ze čtyř věří tomu, že je také známkou hlubších problémů ve firmě. Téměř třetina lidí se pak domnívá, že nepořádek v práci je pro pracovní morálku větší překážkou, než kancelářské „drby“.

Průzkum také ukázal, jak je pro zaměstnance důležité mít k dispozici kancelářské potřeby. Jejich nedostatek prý snižuje produktivitu, potvrdilo to až 94 % respondentů průzkumu 3M. V dnešní digitální době je také překvapivé zjištění, že 62 % zaměstnanců stále upřednostňuje úkolovník v papírové podobě před elektronickou a 84 % dotázaných uvedlo, že si svůj úkol bude pamatovat lépe, pokud bude napsaný na barevném lepicím papírku Post-it®, než pokud přijde přes digitální upomínku. Navíc 47 % dotazovaných by bez svých Post-it® bločků během náročného dne mělo pocit, že nemají věci pod kontrolu.

Newyorkský recept na úspěšnější brainstorming

Kulturní hub kousek od Manhattanského mostu našel způsob, jak dělat brainstormingy přínosnější, jak řešit problémy efektivněji a jak v týmech budovat atmosféru důvěry. Stačí jim k tomu kancelářské bločky Post-it®.

Brainstorming je nepochybně důležitou součástí tvůrčího procesu, ne vždy ale dokáže být efektivním řešením aktuálních otázek. Existuje celá řada faktorů určujících jeho úspěšnost. K prosazení silných myšlenek je předně zapotřebí být v prostředí, které podporuje otevřenou komunikaci, silnou zpětnou vazbu a důvěru.

„Začali jsme workshopy zaměřené na spolupráci, ale brzy nám došlo, že tyto dovednosti jsou k ničemu, pokud se celý tým nedokáže o problému bavit do hloubky a hlavně upřímně. A to vyžaduje budování vzájemných vztahů, prohlubování důvěry a hlavně vyřešení problémů, které by v rámci skupiny mohly vyvstat. Tak se dá vybudovat prostředí vhodné pro spolupráci,“ vysvětluje Jason Wisdom, spoluzakladatel Design Gymu.

Pro vytvoření potřebných interních vztahů využívá Design Gym velmi jednoduché cvičení. „Abychom lidi v týmu trochu uvolnili, rozdáme všem Post-it® bločky. Poté je požádáme, aby na jednotlivé papírky během deseti minut načrtli, co všechno během dne dělají. Nejen, že jim tato aktivita pomůže utřídit si svoji roli v rámci týmu, ale zároveň to samé umožní ostatním. Lidé pak dokážou snáze idenfitikovat, v čem se jejich role překrývají a vyhnout se případnému napětí se svými kolegy,“ uvedl Wisdom.

Kromě toho dokáže kreslení udělat abstraktní myšlenky daleko hmatatelnější a pochopitelnější. Ostatní se k nim pak mohou přesněji vyjadřovat a klást zvídavější otázky. „Když lidé vidí náčrty nebo diagramy, jsou okamžitě zvědavější a dychtiví přijít s řešením problému. Chtějí vědět, jak jednotlivé věci zapadají do sebe, jak někdo nad problémem přemýšlí. Pomáhá jim to vytvořit si vizuální jazyk společný pro všechny,“ přiblížil Matej Polievka ze společnosti 3M.

Bločky Post-it® v rámci těchto procesů hrají neopomenutelnou roli. Pomáhají jak utvářet a posilovat vztahy v rámci týmu, tak společnými silami vytvářet řešení pro komplikované problémy. „Post-it® dává hlas ve skupině úplně každému. Někdo může být stydlivý mluvit k větší skupině lidí, ale vizuální platformu dokáže využít každý. Na barevných lepicích lístečcích navíc myšlenky dostávají nový rozměr, který je daleko stálejší než pouhá slova a také pochopitelnější pro ostatní členy týmu. Ti mohou o nápadech dále diskutovat a rozvíjet je,“ dodává Matej Polievka.