Desatero moderního intranetu: Tipy, jak na něj přilákat co nejvíce zaměstnanců

Domovská stránka všech zaměstnanců. Tak přesně to by měl být cíl moderního intranetu - aby na něj zaměstnanci spontánně dennodenně chodili. Má usnadňovat srozumitelnou komunikaci napříč firmou a šetřit čas HR oddělení při řešení administrativy.

“Při tvorbě intranetu je nezbytné se soustředit na pohled zaměstnanců. Je to komunikační kanál určený pro ně, tudíž by měl reflektovat především to, co potřebují k výkonu své práce. Nemá být jen hlásnou troubou managementu,” říká Martin Petrášek, marketingový manažer e-commerce agentury FG Forrest, která má s vývojem intranetů bohaté zkušenosti.

Aby intranet nebyl jen synonymem pro nudný obsah, kterým management zahrnuje zaměstnance, měl by splňovat několik parametrů.

1. Intranet má vypadat jako komunikační nástroj roku 2020

Pokud chceme, aby zaměstnanci intranet denně používali, je potřeba jim ho co nejvíce přizpůsobit. Po vizuální i funkční stránce by měl odpovídat tomu, na co jsou lidé zvyklí z webových stránek. Týká se to zejména vzhledu a intuitivní navigace. Inspirací mohou být v tomto směru nejlepší e-shopy. “Ještě pořád se setkáváme s tím, že firemní intranety vypadají jako z roku 2000. Ať už se bavíme o zastaralé grafice, neresponzivním designu nebo omezené funkčnosti. Lidé, zejména mladší generace, očekávají i v interní komunikaci moderní přístup roku 2020,” vysvětluje Eva Máchová, UX designér a konzultant online marketingu agentury FG Forrest.

2. Všechny informace nejsou pro každého

Personalizovaný obsah je základem intranetu. Ve firmách působí lidé na různých pozicích a každý ke své práci potřebuje jiné informace. “Řešili jsme intranet pro instituci s více než tisíci zaměstnanci. Mezi nimi byli pochopitelně jak lidé z nejvyššího managementu, specialisté, tak řadoví zaměstnanci jako například servisáci, technici a řidiči. Je logické, že specialista potřebuje jiný obsah než technik či řidič. V tomto případě rozhodně platí, že není třeba zahlcovat každého vším,” říká Eva Máchová.

Praktické využívání obsahu intranetu může usnadnit implementace chytrého našeptávače do vyhledávání informací. Našeptávač zaměstnanci automaticky nabízí nejvíce vyhledávané a relevantní informace, případně celé dokumenty.

3. Důležité dokumenty i kontakty jsou na jednom místě

Moderní interní komunikační kanál musí obsahovat informace o novinkách a aktualitách ve firmě. Samozřejmostí je obsah potřebný k samotné práci, například šablony dokumentů, směrnice, návody, vědomostní databáze a tak dále. Užitečné bývají i profily zaměstnanců, telefonní seznam, informace o pracovních skupinách, případně jednotlivých odděleních, organizační struktura firmy a také základní informace o firmě.

Intranet může být doplněn o systém notifikací, kdy zaměstnanec potvrdí, že se seznámil s konkrétním dokumentem, a tato informace se odešle nadřízeným a uloží. Praktické je to u firem, které potřebují neustálé interní vzdělávání nebo kde se často mění směrnice, BOZP a podobně.

4. Obsah pro zaměstnance, ne hlásná trouba managementu

Existují společnosti, pro které by byla publikace většiny výše zmíněných informací na intranetu zbytečná. Její zaměstnanci například nejsou zvyklí používat počítače nebo tablety, jejich elektronická komunikace se omezuje jen na mobilní telefon. “Vyvinuli jsme intranet pro největšího autobusového dopravce v České republice, společnost Arriva. Pro ně bylo naprosto zásadní vytvořit co nejjednodušší rozhraní zobrazující mimo jiné plán jízd, tzv. šichťák. Sdílené informace o záskocích a plánech jízd na jednoduché komunikační platformě, kterou si každý řidič může ve svém mobilu otevřít, způsobily v Arrivě doslova revoluci oproti předchozí praxi, kdy šichťáky každému tiskli na papír. Zjednodušili jsme tím zaměstnancům výrazně práci,” říká Eva Máchová.

5. Jídelníček je až na prvním místě

Víte, že nejčtenější sekcí každého intranetu bývá jídelníček? Zaměstnanci chtějí vědět, co bude k obědu. Jídelníček je navíc možné navázat na objednávkový systém (např. pro výběr ze tří jídel každý den) nebo na konto strávníka, na němž lze sledovat útraty v kantýně. U velkých firem, které mají pobočky po celé republice, pak není problém rozlišovat i jednotlivé jídelny, kde se může zaměstnanec dle svého pracovního zařazení stravovat. Zaměstnancům například v Praze se tak typicky zobrazuje jídelníček jen jejich jídelny, nikoli kolegů z jiných částí republiky.

6. Zaměstnanci potřebují rady, návody a kontakty

Jak nastavit kopírku? Co dělat, když spadne server? Komu hlásit nemoc? Tak přesně tyto problémy musí zaměstnanci běžně řešit. Jak jim pomoci? “Vytvoření sekce s názvem Podpora ulehčí práci nejen HR oddělení, ale také například IT a dalším technikům. Vkládají se do ní rady, kterak postupovat v typických situacích. Velmi užitečným nástrojem mohou být i FAQ. Zaměstnanci totiž kladou stejné otázky stále dokola. Přenesením této agendy na intranet nemusí personalisté řešit jednotlivé dotazy tisíckrát,” vysvětluje Martin Petrášek.

7. Rozeskakovací dlaždice místo textového menu

K navigaci zaměstnanců po intranetu výborně slouží rozskakovací dlaždice. Jsou daleko přehlednější než klasické textové menu. Jsou uživatelsky přívětivější a dá se pod ně schovat řada podsekcí. Navíc jsou dobře použitelné na mobilním zařízeních.

8. Jak na únik citlivých informací mimo firmu? Preferujte interní chat

Aby si zaměstnanci nepsali citlivé interní informace například přes Facebook Messenger, je vhodné intranet doplnit interním komunikačním modulem - chatem. Funguje jako klasické sociální sítě a zaměstnanci jej mohou používat kdykoliv a odkudkoliv.

9. Rezervační systém a evidence majetku

Moderní intranet umí ulehčit práci. Pomáhá s evidencí majetku, registruje, kdo má k dispozici automobil nebo firemní telefon. Na intranet lze napojit i rezervační systém, přes který si zaměstnanci objednávají firemní automobily, zasedací místnosti nebo půjčují projektor.

10. Život na intranetu = stmelení kolektivu

Intranet může velmi dobře sloužit jako nástroj pro stmelování kolektivu. “Jednomu z našich klientů jsme na intranetu zřídili diskusní fórum. Vedení do něj nijak nezasahuje ani ho nemoderuje. Nechávají ho na lidech. Toto fórum funguje mimo jiné jako bazar. Lidé si přes něj nabízejí například věci po dětech jako jsou brusle nebo kola. Takové fórum je uvolněnější než moderované diskuse, vytváří v korporaci život a slouží jako výborný nástroj pro stmelování zaměstnanců,” říká Eva Máchová.

Podle ní by měl intranet nabízet zaměstnancům prostor sdílet názory na život ve firmě i mimo ni. “Ať už se jedná o diskusní fóra či ankety, osvědčilo se nám, když mají zaměstnanci platformu pro vyjádření toho, co je trápí. Může to být nefunkční telefon, ale také malý řízek k obědu nebo nedostatek pečiva k obědové polévce,” dodává Eva Máchová z agentury FG Forrest.